Informasi

Segala Pengurusan Kepegawaian Tidak Dipungut Biaya Apapun...; Melayani Dengan Peduli Ikhlas dan Bertanggung Jawab Melayani Dengan Peduli Ikhlas dan Bertanggung Jawab Visi BKN : Menjadi Pembina dan Penyelenggara Manajemen Kepegawaian yang Profesional dan Bermartabat Segala Pengurusan Kepegawaian Tidak Dipungut Biaya Apapun...; Segala Pengurusan Kepegawaian Tidak Dipungut Biaya Apapun...; Melayani Dengan Peduli Ikhlas dan Bertanggung Jawab Melayani dengan Peduli, Iklas dan Bertanggungjawab ... ;
Selasa, 30 Januari 2018 - 23:58:03 WIB

Online Support Group Dalam Mendukung Layanan Konsultasi Kepegawaian


Diposting oleh : Teamweb
Kategori: Teknologi - Dibaca: 574 kali

Online Support Group Dalam Mendukung Layanan Konsultasi Kepegawaian

Kanreg I BKN Yogyakarta dalam meningkatkan kualitas layanan telah menyuguhkan layanan konsultasi online kepegawaian. Layanan konsultasi online kepegawaian ini merupakan media tanya jawab secara online bagi masyarakat yang membutuhkan informasi kepegawaian melalui media website resmi. Masyarakat umum maupun masyarakat kepegawaian (ASN) secara langsung dapat mengajukan pertanyaan apapun terkait dengan proses manajemen kepegawaian yang dilakukan oleh BKN melalui media internet tersebut.

Selama ini, proses layanan konsultasi online berbasis web yang dikembangkan masih bersifat asynchronous yakni respon terhadap pesan terjadi tidak dilakukan secara real time, dibutuhkan waktu beberapa saat, hari, bahkan minggu untuk menanggapi pesan yang telah diposting. Masyarakat yang membutuhkan informasi terkait dengan data, status, maupun mutasi kepegawaian dapat meng-input pertanyaan mereka melalui menu “Tanya Jawab” yang ada di website. Kemudian, atas pertanyaan yang masuk tersebut oleh petugas BKN dikelola untuk diberikan jawaban maupun penyelesaian sesuai dengan konteks pertanyaan. Pada tahap ini, proses penyelesaian dan pemberian informasi jawaban atas pertanyaan berlangsung secara tidak langsung, dibutuhkan waktu jeda antara pertanyaan dengan waktu saat memberikan jawaban.

Konsekuensi dari mekanisme asynchronous ini menyebabkan proses layanan kepegawaian tidak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, khususnya bagi pihak masyarakat pengguna layanan. Hal ini terjadi karena adanya ketergantungan informasi dari pihak penanya terhadap pihak pengelola layanan kepegawaian. Dapat disadari bahwa dalam menyuguhkan informasi atas pertanyaan perihal kepegawaian dibutuhkan waktu yang cukup mulai dari mempelajari permasalahan, mencari bahan informasi, menyusun konsep jawaban, hingga mem-posting narasi jawaban kedalam website.

Kondisi semakin berat jika dihadapkan dengan tipe pertanyaan yang membutuhkan kajian atau penelusuran secara mendalam seperti konfirmasi terhadap berbagai peraturan kepegawaian yang saling terkait. Meskipun dapat memberikan layanan konsultasi jawaban atas pertanyaan yang masuk, mekanisme ini tentu masih jauh dari konsep ideal sesuai dengan karakteristik yang ada pada layanan berbasis online.

Karakteristik Media Online

Media online memiliki karakteristik kemampuan dalam menyuguhkan mekanisme yang cepat, mudah, bahkan real time. Masing-masing anggota pengguna dapat terhubung secara langsung bahkan dalam waktu yang bersamaan sehingga mampu menghasilkan kualitas hubungan yang optimal. Dalam konteks layanan konsultasi kepegawaian berbasis internet, secara ideal setiap pengguna layanan harusnya dapat secara langsung terlayani, kebutuhan akan informasi dapat dipenuhi dalam waktu yang cepat, mudah, dan real time.

Sayangnya, apa yang berjalan dalam mekanisme layanan konsultasi online saat ini mungkin belum sesuai dengan harapan masyarakat. Pola komunikasi belum dapat dilakukan secara cepat bahkan real time. Dibutuhkan jeda waktu yang tidak dapat dikalkulasi dengan tepat untuk sebuah proses pelayanan informasi kepegawaian melalui layanan konsultasi berbasis internet. Oleh karenanya, dibutuhkan instrumen lain untuk memaksimalkan hasil supaya dapat mendekatkan pada karakteristik yang dimiliki media online salah satunya melalui kelompok dukungan online (Online Support Group).

Online Support Group

Perkembangan dunia teknologi dan komunikasi secara perlahan telah membawa pengaruh terhadap banyak dimensi salah satunya perilaku manusia. Tersedianya layanan komunikasi yang memudahkan, cepat, dan terjaganya privacy telah membawa kecenderungan perubahan dari perilaku seseorang khususnya dalam pola interaksi dengan pihak lain termasuk dalam interaksi kelompok. Perkembangan teknologi informasi telah mendorong seseorang untuk mencoba menjadi anggota suatu kelompok tanpa harus melakukan aktivitas tatap muka (face to face) karena proses komunikasi dapat berlangsung secara online yang sering dikenal sebagai kelompok online (online group). Melalui OSG, peran fasilitasi dan kolaborasi sosial dapat terwujud dimana para ahli (expert) yang tertarik dibidang tertentu dapat saling berbagi topik, pengalaman serta pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi anggota grup lainnya, tidak terkecuali pada bidang kepegawaian.

Online grup merupakan sekumpulan dua orang atau lebih yang bergabung bersama dengan didasarkan pada tujuan dan kepentingan tertentu yang dalam interaksinya dilakukan tidak secara tatap muka langsung melainkan dengan difasilitasi media komunikasi virtual (maya). Pola interaksi dapat terjadi secara spontan, kapanpun, dimanapun oleh siapapun dari anggota kelompok. Hal ini tentunya dapat menjadi salah satu alternatif solusi dalam menjembatani kelemahan yang ada pada mekanisme konsultasi berbasis website yang selama ini dijalankan.

Melalui OSG, para pengguna dapat dengan leluasa bertukar informasi kepegawaian, saling menanggapi satu sama lain, serta mengungkapkan segala sesuatu yang dimiliki secara cepat bahkan seketika. Masing-masing anggota grup dapat secara langsung mengajukan pertanyaan kepegawaian kedalam OSG, dan anggota lainnya dapat memberikan informasi maupun komentar secara langsung sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki.

Kemudahan yang dimiliki ini menjadikan para pengguna semakin nyaman dalam berinteraksi maupun memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Bagaimana tidak, hampir semua hal yang dibutuhkan dalam berkomunikasi telah dipenuhi oleh aplikasi grup online ini mulai dari mengirim pesan, gambar, video call, lokasi, bahkan sharing pengalaman mengenai kasus-kasus kepegawaian yang dapat dilihat dan dimanfaatkan secara bersama oleh anggota. Setiap pertanyaan kepegawaian yang hendak diajukan, tidak selalu harus menunggu jawaban dari pengelola layanan konsultasi di BKN melainkan dapat secara langsung diberikan oleh para anggota OSG yang memiliki pengetahuan maupun pengalaman yang relevan dengan kasus yang dihadirkan dalam grup. Melalui mekanisme ini tentunya akan diperoleh kualitas hasil dari transfer informasi dan pengetahuan yang lebih cepat, mudah, bahkan real time sesuai dengan karakteristik yang ada pada media online.

Kelemahan OSG

Meskipun memiliki beragam keunggulan, dikarenakan sifatnya yang anonymous OSG menjadi rentan terhadap penyalahgunaan tindakan yang tidak tepat. Sebagai contoh sangat dimungkin seseorang memberikan pengalaman/saran tertentu seolah mengetahui akan kasus kepegawaian tertentu akan tetapi sejatinya ia tidak mengetahuinya. Ia hanya bermodalkan keberanian berkomentar dan berupaya aktif dalam grup. Pada ranah kepegawaian, efektivitas hasil yang diharapkan dari OSG tidak selalu tegak lurus dengan yang diharapkan oleh setiap anggota.

Banyaknya anggota grup dengan beragam latar belakang dan pengetahuan yang dimiliki membawa konsekuensi tidak standarnya kualitas kebenaran maupun kevalidan informasi yang diberikan oleh masing-masing anggota. Dikarenakan OSG bersifat terbuka bagi semua anggota dalam memberikan akses informasi, maka kualitas informasi yang dihasilkan sangat bergantung pada kualitas pengetahuan yang dimiliki anggota yang secara riil tidak seragam. Hal inilah yang menjadi tantangan bagi OSG ditengah beragam keunggulan yang dimiliki.

Menghadapi tantangan tersebut, upaya yang dapat dilakukan dalam meminimalisir kelemahan OSG salah satunya dilakukan dengan membuat semacam tanda identitas “rating” dari akun anggota yang menunjukkan kualifikasi pengalaman, pengetahuan, dan latar belakang organisasi tempat ia bekerja. Bagi anggota yang memiliki back ground pengetahuan dan tempat kerja yang menangani bidang kepegawaian dapat diberikan “rating” tinggi oleh anggota lainnya. Selain itu, penggunaan “rating” juga dapat menunjukkan tingkat partisipasi dan keaktifan dalam grup. Individu yang sering aktif dan terbukti identitas pengetahuan dan back ground yang dimiliki akan diberikan semacam tanda “terverifikasi” sebagai bahan pedoman bagi anggota lainnya untuk memberikan penilaian atas komentar/posting-an yang dikirim ke grup.

Anggota yang memiliki akun terverifikasi akan lebih mudah dikenal dan dipercaya oleh anggota atas dasar rekam jejak yang telah diberikan pada grup. Melalui mekanisme verifikasi akun ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan maupun diskusi para anggota dalam menilai kualitas informasi yang diberikan para anggota. Sehingga, upaya dalam mencapai proses layanan informasi kepegawaian yang cepat, mudah, dan real time dapat terwujud.

 

*Ditulis oleh Ridlowi, pegawai Kanreg I BKN, bertugas pada pengolahan bahan informasi dan publikasi



Berita Terkait